En resa eller ett uppdrag som görs utanför den ordinarie arbetsplatsen kallas för en tjänsteresa. Denna resa ska ha beordrats och bekostats av arbetsgivaren. Det kan till exempel handla om ett kundbesök, en resa i samband med ett inköp till företaget eller en längre resa utomlands. En tjänsteresa kan börja från det egna hemmet, men en resa mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen anses inte vara en tjänsteresa. Om du ska ut på resa i din tjänst listar vi här 3 saker som du behöver tänka lite extra på:
Se till att du omfattas av en tjänstereseförsäkring
En anställd som reser i tjänst behöver en tjänstereseförsäkring. Denna försäkring ersätter hemförsäkringens och företagsförsäkringens skydd av person och egendom när den anställda är på resande fot. Tjänstereseförsäkringen bör omfatta följande skydd:
- Personskydd – ersättning för sjukvård, akut tandvård, resekostnader för den sjuke eller skadade samt dennes anhöriga, merkostnad för hemtransport, sjukhusvistelse och ersättning för sveda och värk.
- Bagageskydd – ersättning för förlust av personlig lös egendom, företagets egendom, resehandlingar och pengar.
- Förseningsskydd – ersättning som täcker försenad person och resgods.
- Ansvarsskydd, rättsskydd och överfallsskydd.
- Kapitalbelopp – invaliditet och dödsfall till följd av sjukdom eller olycka.
Om du använder din egen bil i tjänsten
I de fall du reser med en privat bil så kan arbetsgivaren ersätta dig för de kostnader som uppstår. Det är viktigt att du och din arbetsgivare är överens och tydliggör vilka kostnader som ersätts. Ersättningar står oftast i företagets resereglemente, men i annat fall får du och arbetsgivaren själva besluta om en summa. Skatteverket har fastställt ett schablonbelopp på 18,50 kr/körd tjänstemil skattefritt, för att täcka bränsle och slitage. Om du vill förhandla en högre summa, så betalar du inkomstskatt på kronorna som överstiger schablonbeloppet.
I de fall du inte får ersättning från din arbetsgivare ska du göra avdrag i din inkomstdeklaration. Om du kör mer än 300 mil i tjänsten/år och om du har använt bilen i tjänsten under minst 60 dagar, får du dessutom göra avdrag för resor mellan bostad och arbetsplats för det antal dagar som du har använt bilen i tjänsten. Om du kör mer än 300 mil i tjänsten/år och om du har använt bilen i tjänsten under minst 160 dagar, får du göra avdrag för utgifter för bilen för alla de dagar som du har använt bilen för resor mellan bostad och arbetsplats.
Ta också kontakt med ditt försäkringsbolag för att reda ut vem som är ersättningsskyldig om du skulle råka ut för en olycka med ditt fordon.
Ersättningar
De flesta företag har ett resereglemente och traktamente för tjänsteresor. Resereglementet innehåller bestämmelser kring vilka ersättningar som du har rätt till. Arbetsgivaren ska till exempel betala kostnader för resor med kollektivtrafik och hotellövernattning. Om det finns ett resereglemente på ditt företag som reglerar hur du ska boka resor och övernattningar samt till vilka kostnader, är det viktigt att du följer dessa för att du ska kunna få ut ersättning.
Om resan innebär ökade levnadskostnader kan arbetsgivaren betala ut skattefri ersättning via ett traktamente. Det kan handla om att kostnader för exempelvis logi, kost eller telefoni har ökat i samband med resan och vistelsen på en annan ort. Schablonbeloppen för traktamente gällande inrikesresor respektive utrikesresor regleras hos Skatteverket och finns att läsa om på deras hemsida. Om du behöver en större ersättning än vad traktamentet erbjuder, kan du också få ett skattepliktigt resetillägg.
